在宅勤務で経理は難しい？4つのポイントを押えて導入しましょう

交際費や消耗品、交通費など会社の外で使用する経費について、その都度領収書の原本を経理担当者に渡していては担当者のリモートワークは難しいでしょう。

領収書の原本は保管が義務付けられていますが、経費を会計に上げる際には必要ありません。経費の使用者は、経理担当者にその都度領収書を写真やデータで共有しましょう。

経理担当者はデータを確認するだけで作業ができるため、リモートでの仕事が可能になります。

従業員が経費を立て替えた場合は、給与と一緒に精算すれば問題ありません。金額が大きい場合、立替が難しい場合のみ個別で対応しましょう。

また、クラウドソフトはだれでも処理が可能です。

経理の人数を減らしたい場合や負担が大きいと感じる場合は、ソフトの領収書読み取り機能などを利用して、経費使用者が直接会計に反映させることで経理担当者の手間を省くことができます。

経費の処理がネットでできるようになっても、請求書や領収書を書面で送る場合、経理担当者はやはり出社から逃れることはできません。また、数が多くなれば紙代やインク代も膨らみます。

取引先に許可を得る必要はありますが、データで送ることが可能な場合は請求書・領収書はなるべく紙を使用しないようにしましょう。

また、請求書を受け取る場合もデータで受け取ることができれば紙の請求書を処理するための出社は必要なくなります。データで受け取り、どこにいても処理できるようにしましょう。

ただし請求書を受け取った場合は紙での保存も必要になりますので、ポイント１同様に定期的にまとめて処理する必要はあるでしょう。

経理をリモートで行う上で、クラウド会計ソフトの利用はおすすめです。

リモートで経理を行うためには、いつでもどこでも会社の会計にアクセスできるということが必須条件になります。クラウドソフトであれば、対応しているデバイスさえあれば利用できるので、上記ポイント1.2のように取引をタイムリーに会計に反映することが可能です。

また、ソフトによっては、銀行口座やクレジットカードと連携すると自動で仕分けしてくれる機能や、レシートを読み取って仕分け処理をしてくれる機能があります。

これらを使用することで、経理担当者は入力内容の確認をするだけで済むようになるので効率的です。

ネットバンキングやクレジットカードを使用することで得られるメリットはいくつかありますが大きなものとして、「現金の管理が必要なくなること」「銀行へ行く必要がなくなること」が挙げられます。

クレジットカードを利用して決済をする場合、小口現金の管理や日々の細々した精算業務から解放されますし、現金が合わない状況を回避することができます。ポイント３でお話した連携機能を使用すれば支払った経費の計上漏れや金額間違いも防ぐことができるでしょう。

従業員が会社のお金で買い物をすることが多い場合には社員にカードを持たせる方法も良いですね。

また、ネットバンキングを利用することで振り込みや残高の照会がweb上で簡単に済ませることができます。

忙しい中で細々とした取引や通帳記帳のためにわざわざ銀行へ赴くことは効率的とは言えません。ネットバンキングやクレジットカードを利用し、売上の回収・経費は記録に残る方法で行いましょう。