小口現金がどうしても合わない場合の対処法

小口現金が合わない時、まず行ってほしい対処法をまとめました。

上から順にお試しください。

お札が1枚くっついている・コインカウンターの見間違いといったことは頻繁に起こりえます。

まずは落ち着いて数え直しましょう。

先ほどよりもゆっくりと丁寧に数え直すことで、残高が合うかもしれません。

現金の数え間違いでないのなら、帳簿の方が間違っている可能性があります。

帳簿の数字がおかしくないか、領収書等と突き合わせて確認してください。

手書きの場合は「0と8」「9と6」等で頻繁に見間違いが発生しています。

仮払いが発生していると、小口現金の残高は合いません。

仮払いが発生していないか確認しましょう。

また仮払いは重複計上や計上漏れもよく起こります。正しく帳簿につけているか確認してください。

自分で確認しても合わない場合は、第三者にチェックしてもらいましょう。可能であれば直属の上司が理想です。

他人の目でチェックすると、気づかなかった箇所から現金が出てきたり、スッと残高が合致したりするものです。

また他人にチェックしてもらうことで「自分ではここまで確認したがここから合わない」という状況を共有できます。

下記の横領の疑いが出てきた際に、横領の疑いをはらしてくれる存在にもなるはずです。

「小口現金が毎月合わない」「5,000円・1万円といったきりの良い数字で合わない」

このような際には、横領の可能性がないか確認しておくべきでしょう。

小口現金の金庫が誰でも開けられるようになっていたり、反対に担当者1人しか開けられないようになっていたりすると、つい魔が刺して現金を抜き取ってしまうかもしれません。

心当たりがあれば、どのような対処を取るか上司に判断を仰ぎましょう。

ただし絶対に横領されたと決まっているものでもありませんので、対応は慎重に行ってください。

上記の対処を行い、それでも小口現金が合わない時は「現金過不足」の勘定科目で一旦計上します。

小口現金が合わないことが発覚した際には「現金過不足」で計上してください。

例1）帳簿より現金が100円足りない場合 

現金過不足　100円　/　小口現金　100円

例2）帳簿より現金が100円多い場合 

小口現金　100円　/　現金過不足　100円

小口現金が合わなかった理由が判明し、残高が合致した際には、該当の勘定科目または「現金過不足」で相殺します。

例1）帳簿よりも現金が足りない理由が備品購入時の記帳漏れだった場合

消耗品費　100円　/　現金過不足　100円

例2）帳簿よりも現金が多い理由が売上の計上漏れだった場合

現金過不足　100円　/　売上　100円

原因が分からないまま決算を迎えた場合は、現金過不足を「雑損失」もしくは「雑収入」に振り替えます。

現金過不足の勘定科目は決算時に使用できませんのでご注意ください。

例1）帳簿より現金が足りない原因が不明の場合 

雑損失　100円　/　現金過不足　100円

例2）帳簿より現金が多い原因が不明の場合 

原因過不足　100円　/　雑収入　100円

少しくらいならと自腹で処理することは絶対にやめておきましょう。

よくあるのはレジの締め時に現金が合わない場合です。レジ担当者はとっさに自分がお釣りを渡し間違えたかもしれないと考えるでしょう。

しかしもし自腹を切って埋め合わせをした後で、備品置き場から小銭が発見されたらどうなるでしょうか。周囲への説明を含めて非常にややこしいことになりますし、正しく現金管理ができていないとして信頼されなくなってしまうかもしれません。

小口現金の残高は合わせなければなりませんし、合わない事態はあってはなりません。しかし人間ですからミスは起こりえます。

小口現金が合わない時でも自腹で埋め合わせをしようとせず、上司に現状を報告し指示を仰ぐようにしてください。

小口現金が合わないと数え直したり仕訳が増えたりと、不要な作業が増加してしまいます。

毎回1度でぴったり合えば最良ですが、なかなかそうもいきませんよね。

そこで小口現金が合わない事態をなくすための取組方法をいくつか紹介いたします。

取り入れられる項目があれば、ぜひ導入してください。

現金の取り扱いをやめて、完全ペーパーレス化を実現します。

支払いをクレジットカードや銀行振り込み、電子マネー等に限定することで「小口現金を数える」という業務自体をなくすのです。

小口現金がなくなる代わりにクレジットカード等の確認作業が増加しますが、小口現金の残高を合わせる作業よりも手間は省けるでしょう。

導入できる業種は限られるでしょうが、横領や不正の抑制にもつながります。可能であればぜひご検討ください。

たとえば飲食店や美容室等で現金を扱わない、というのは困難ですが、決済方法を増やし現金支払いを抑制することは可能です。

たとえば現金払い以外に電子マネー決済を可能とすれば、電子マネーで支払うお客様もいるので現金の入出金回数が減り、残高が合わなくなるリスクが抑えられるのです。

未曾有の感染症拡大を契機に、現金支払いから電子マネー決済に切り替えた人も多いはず。

時代の流れでもありますので、可能な範囲で現金以外の支払い方法を充実させてください。

従業員の立替精算を行う場合、請求額どおりに渡せないこともあるでしょう。

たとえば「従業員からの請求額が523円だが1円玉が足りないので、従業員に530円を渡して、差額の7円を従業員から受け取る」といった状況です。このようなやり取りの中でよく間違いが起こります。

従業員からの請求どおりに渡せるよう、小銭は多めに準備しておいてください。

小銭が多くなるので数えるのは大変ですが、現金過不足が発生するよりも処理は簡単に終わるはずです。

小口現金の残高を「毎月」確認しているなら「毎週」にしてもいいかもしれません。

また「毎日」でも良いでしょう。

残高確認の頻度を上げればそれだけ差異の発生を抑制できます。また原因追及も容易になります。

小口現金を多めに抱えているなら作業時間が大幅に延びる可能性はありますが、小口残高を正しく計上するという意味では重要になるでしょう。

「閑散期だけ残高確認の頻度を上げる」「立替精算の前後に残高確認の作業を追加する」等、御社の実情に合った適切な頻度を模索してください。