電子帳簿保存法改正後に紙の請求書はどうする？

紙のままではなく、電子データに変換して保存することも認められています。

電子帳簿保存法における「スキャナ保存方式」になりますので、下記の要領で保存してください。

PDF等の電子データで受信した請求書や領収書は、電子データで保存するとされています。

印刷して紙の状態でファイリングすることは認められていませんのでご注意ください。

そもそも電子帳簿保存法は1998年7月に施行された法律です。

当時は「一部の書類を電子データで保管しても良い」とするものでしたが、制約が厳しく取り入れにくかったこともあり、大規模な普及には至りませんでした。

その後、時代の変遷に応じて数回の改正を経た後、直近では2022年に改正が実施され、電子取引における電子データ保存義務化が発表されています。

猶予期間は2023年12月31日までですので、2024年1月1日以降は電子帳簿保存法の改正に基づき、電子取引は全て電子データで保存しなければなりません。

電子帳簿保存法を導入しない場合、法人なら「100万円以下の罰金」、個人事業主なら「青色申告の承認が取り消される」恐れがあります。

電子帳簿保存法に正しく対応するために、以下のポイントに注意しましょう。

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することで、タイムスタンプの付与が不要になります。

電子データの書類に1つずつタイムスタンプを付与していくのは業務量増加につながる可能性がありますので、可能であれば電子帳簿保存法対応済みのシステムを導入してください。

「電子データで受け取った請求書や領収書を経理に回す際には、印刷せずに電子データのまま渡す」ことを周知しましょう。

たとえば資材調達部の社員が請求書を電子データで受け取ったにもかかわらず、印刷してそのまま経理が処理した場合、電子帳簿保存法に違反してしまいます。

経理職だけでなく、社内全体に周知することが大切なのです。